唐山市城市管理行政执法局行政执法文书档案管理规定

第一条 为了加强行政执法文书档案管理，促进档案工作规范化、制度化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》及省、市档案行政管理部门有关规定，结合我局工作实际，制定本规定。

第二条 唐山市城市管理行政执法局各执法大队及其执法人员，实施具体行政行为形成的各类执法文书，均按本规定进行管理。

第三条 局政策法规处负责监督、检查、指导各大队执法文书档案的管理工作。各大队由一名负责人主管此项工作，并指定专人负责档案的日常管理。

第四条 执法文书档案管理人员必须严格遵守国家《档案法》和《保密法》的有关规定。

第五条 执法文书的制作必须符合法律规定，主旨鲜明、材料客观、全面且能够证明违法行为的具体情形，文字解释单一，符合法定权限和程序的要求。

第六条 凡行政执法、行政复议、行政诉讼及听证程序中形成的文字材料、视听材料、物证（含证物照片）、统计报表等均属立卷归档范围。

第七条 执法文书档案的收集和分类。

（一）执法文书档案的收集

1、执法活动结束后，具体承办人员应及时将执法活动中形成的具有保存价值的文书资料如数移交给档案管理人员，任何人不得据为己有或拒绝归档；

2、归档的文书资料应齐全、具体、完整、详实；

3、档案管理人员在接收文书档案时，必须逐件查点，登记造册。对已经交接的资料不得涂改、增删，及时分类整理、立卷归档。

（二）执法文书档案的分类

J：简易程序案卷；

Y：一般程序案卷；

Y1：城市规划管理类；

Y2：市容环境卫生管理类；

Y3：市政设施管理类；

Y4：城市绿化管理类；

 Y5：工商行政管理类；

Y6：地下水资源管理类；

Y7：热力、燃气、给排水、公交等管理类。

第八条  案卷质量要求。

（一）凡适用一般程序的行政处罚案件，必须一案一卷；适用简易程序的行政处罚案件，可以多案一卷，依时间顺序每20件装订一卷，年内最后一卷可不足20件；

（二）卷内文字材料的种类、份数及每份材料的页数均应齐全完整；

（三）在归档的文件材料中，按照立案、取证、审理、送达、执行、结案的顺序装订。遇有行政复议，行政诉讼的材料作为附件一并装订。

（四）执法案卷要使用局统一的卷皮、卷目组卷，按规定格式填写卷内目录；

（五）书写工具一律用钢笔或签字笔，字迹工整、清晰。当事人提供的材料使用铅笔或圆珠笔的，入卷前应予复印；

（六）卷内文件材料要去掉金属物，案卷应采用三孔一线的方法装订，文字材料不得倒装、反装。卷内材料要依次用阿拉伯数字在每页的右上角（背面有字的在左上角）编写页号；

（七）案卷装订使用A4纸，对调查凭证和旁证材料不统一的应全部贴在A4纸上。

第九条  案件办理终结，档案管理人员应将案件材料装订成卷。各大队的执法案卷及案卷目录(电子版)于每年1月25日前将上一年度案卷整理汇总后上交局政策法规处存档。

第十条 政策法规处接到执法案卷后，填写《案卷目录》，将案卷放在坚固专柜保存。次年1月25日前移交局档案室保存。

第十一条 适用简易程序实施行政处罚所形成的案卷，保存5年；适用一般程序实施行政处罚所形成的案卷，保存15年；重大复杂的行政执法案卷，保存20年。

第十二条  执法文书档案的保管和利用。

（一） 档案管理人员应编制档案总目录及必要的检索工具和参考资料，以便查找；

（二）上级、同级、下级及其它部门因工作需要须借调档案时，应经主管领导批准，办理借调手续，规定调阅时间、限期归还；

（三）调借档案，只准调借人参阅，不得转借给其它单位或个人参阅和使用；

（四）档案保存专柜应达到防盗、防火（高温）、防水（潮湿）、防光、防尘、防虫、防鼠的要求；

（五） 档案管理人员变动时，必须填写移交清单，有关人员和主管领导签字监交；

（六）档案管理人员定期对案卷保存情况进行检查，如有损坏或字迹模糊褪变，应及时修补或复制。

第十三条 对已过保管期的案卷，局档案室负责登记造册，经主管局长审核，报局长批准后，由档案室负责销毁，并在销毁清册上签字。

第十四条 本规定具体执行中的问题，由局政策法规处负责解释。

    第十五条 本规定自2012年9月1日起施行